Compliance

CODICE DI CONDOTTA FIORINI OMNIA SERVICE SRL

PREMESSE

FIORINI OMNIA SERVICE SRL ha definito i requisiti e i principi per i rapporti d’affari con i partner commerciali, in particolare quelli relativi al rispetto delle norme etiche, leggi applicabili e integrità.
I partner commerciali sono tutte società non facenti parte di FIORINI OMNIA SERVICE SRL che forniscono beni e servizi. Ad esempio, fornitori, consulenti, agenti, altri provider di beni e servizi, ecc. FIORINI OMNIA SERVICE SRL chiede ai suoi partner commerciali di implementare i principi stabiliti in questo Codice di Condotta e di rispettarli svolgendo la loro attività con integrità, in particolare nell’osservazione delle leggi applicabili, come quelle sui diritti umani, anticorruzione, sulla protezione dei dati, sulla concorrenza e antitrust, e promuovano la compliance dei loro partner commerciali ai principi previsti nel presente Codice di Condotta.
Il presente Codice si applica pertanto a tutti i dipendenti della Società, ai fornitori, ai distributori, agli agenti commerciali e, più in generale, a tutti coloro con i quali FIORINI OMNIA SERVICE SRL entra in contatto nel corso della sua attività.
FIORINI OMNIA SERVICE SRL vigila affinchè i propri collaboratori/dipendenti/fornitori/partners commerciali pongano in essere misure idonee a garantire il rispetto della normativa Anticorruzione che, sinteticamente:

  • Proibisce i pagamenti effettuati sia direttamente che indirettamente – inclusi quei pagamenti effettuati ad un soggetto terzo con la consapevolezza che la somma di denaro sarà poi condivisa con un Pubblico Ufficiale o con un privato – così come le offerte o promesse di pagamento o altra utilità a fini corruttivi a Pubblici Ufficiali o privati;
  • Richiede alle società di dotarsi e tenere libri, registri e scritture contabili nel rispetto della normativa di settore che, con ragionevole dettaglio, riflettano accuratamente e correttamente le operazioni, le spese (anche se non “significative” sotto il profilo contabile), le acquisizioni e le cessioni di beni.

Con questa procedura si intende sottolineare i criteri generali, le responsabilità e le modalità operative adottate da FIORINI OMNIA SERVICE SRL per gestire e controllare tutte le fasi del processo di valutazione, qualificazione e monitoraggio dei dipendenti, dei collaboratori e di fornitori (partner commerciali) e per mantenere una lista di fornitori qualificati ai fini della qualità del servizio.

I RAPPORTI COI FORNITORI

Il Responsabile Ufficio Acquisti:

  • mette a disposizione tutte le informazioni disponibili sui fornitori
  • gestisce e aggiorna l’elenco dei fornitori qualificati e dei fornitori potenziali
  • verifica annualmente il possesso da parte dei fornitori dei requisiti per la qualifica
  • predispone le schede di valutazione delle forniture e cura che le stesse vengano compilate dai responsabili delle forniture in oggetto
  • acquisisce le schede informazione fornitore con i relativi allegati
  • segnala eventuali casi di non conformità nelle forniture
  • gestisce la valutazione delle posizioni sospese per i fornitori non critici
  • organizza eventuali visite di valutazione presso i fornitori

I Responsabili di Processo:

  • compilano la scheda di valutazione delle forniture relative al processo di cui sono
    responsabili
  • collaborano alla valutazione delle forniture
  • supportano la valutazione delle posizioni sospese per i fornitori critici

I fornitori sono parte integrante del processo produttivo ed organizzativo dell’ azienda e quindi devono essere selezionati in modo da offrire le massime garanzie possibili.
Essi sono classificati, per quanto riguarda l’attività di valutazione, nelle seguenti tipologie:

  • fornitori abituali o storici
  • fornitori nuovi e potenziali
  • fornitori qualificati con riserva
  • fornitori sospesi

Processo di valutazione
La valutazione rappresenta il processo che valuta le capacità del fornitore, verificando il soddisfacimento di requisiti che a grandi linee si possono così elencare:

  • Efficienza
  • Puntualità
  • Disponibilità
  • Economicità
  • Strutture
  • Riservatezza
  • Attitudine alla risoluzione dei problemi “in proprio”
  • Velocità nella riconsegna della documentazione

RESPONSABILITA’ DEI FORNITORI/PARTNER COMMERCIALI

FIORINI OMNIA SERVICE SRL è convinta che la responsabilità sociale sia un fattore chiave per il successo di lungo dell’azienza e, di conseguenza, un elemento indispensabile della gestione aziendale che si basa su valori fondamentali.
FIORINI OMNIA SERVICE SRL si aspetta pertanto che i propri partner commerciali allineino il proprio comportamento ai seguenti principi:

  • Diritti umani: I partner commerciali rispettano i diritti umani comunemente accettati.
  • Lavoro: I partner commerciali rifiutano categoricamente il lavoro minorile e sono conformi alle leggi applicabili in merito alla proibizione del lavoro minorile. Inoltre, i partner commerciali non tollerano alcuna forma di lavoro forzato e remunerano adeguatamente i loro dipendenti.
    Pari opportunità: I partner commerciali, promuovono la diversità all’interno delle loro organizzazioni e non tollerano alcuna discriminazione nelle assunzioni e nell’assegnazione di mansioni ai dipendenti.
  • Libertà di riunione: I partner commerciali rispettano le leggi applicabili per quanto riguarda la libertà di riunione e la formazione di gruppi di interesse e tutelano i diritti dei propri dipendenti garantiti da queste leggi in tutte le loro organizzazioni.
  • Sicurezza: Mettere la sicurezza delle persone al primo posto è alla base dei valori di FIORINI OMNIA SERVICE SRL e dei propri partner commerciali. Insieme ai propri dipendenti i partner commerciali garantiscono un ambiente di lavoro sicuro, requisiti di sicurezza e la sicurezza dei loro servizi.
  • Sicurezza e salute: Mediante misure di sicurezza preventive e buone condizioni di lavoro i partner commerciali cercano di evitare pericoli alle persone e di promuovere e preservare la salute dei loro dipendenti. La sicurezza dei dipendenti è un requisito centrale delle attività aziendali.
  • Protezione dei dati: I partner commerciali si attengono alle leggi applicabili per la protezione dei dati personali, in particolare dei dipendenti, dei partner commerciali e dei clienti.
  • Compliance: I partner commerciali assicureranno il rispetto dei principi stabiliti nel presente Codice di Condotta e utilizzano il sistema di reporting per comunicare eventuali reati commessi nel corso delle loro attività senza alcuna discriminazione.

FIORINI OMNIA SERVICE SRL cerca di agire sempre come operatore di mercato equo e responsabile e si aspetta lo stesso dai suoi partner commerciali che devono rispettare tutte le leggi sulla concorrenza. In particolare, non devono prendere accordi e intese che influenzino i prezzi, le condizioni, le strategie o i rapporti con il cliente sui cartelli specialmente in merito alla partecipazione ai tender. Lo stesso vale per lo scambio di informazioni sensibili o per ogni altro tipo
di condotta che limiti o possa limitare illecitamente la concorrenza attività commerciali globali.

PRINCIPI GENERALI ANTICORRUZIONE

FIORINI OMNIA SERVICE SRL non tollera alcuna forma di corruzione e di altre pratiche commerciali sleali. La trasparenza e l’apertura sono requisiti essenziali al fine di garantire affidabilità e credibilità negli affari e nei rapporti con i partner commerciali.
I Facilitation Payments sono espressamente proibiti.
Il personale viene sensibilizzato a rispettare le leggi anticorruzione, anche tramite l’organizzazione di appositi corsi di formazione e riunioni.
FIORINI OMNIA SERVICE SRL si avvale della consulenza continuativa svolta da uno studio legale di comprovata esperienza, operante nel settori del diritto civile e penale, con particolari specializzazioni in diritto doganale (penale e tributario) e societario (civile e penale).
Lo studio legale mette a disposizione, presso la sede della FIORINI OMNIA SERVICE SRL, un professionista che si occupa di fornire consulenze in vari ambiti, anche in materia di compliance anticorruzione.

I partner commerciali non devono tollerare alcuna forma di corruzione e concussione e devono evitare conflitti di interesse che possono comportare rischi di corruzione.

In conformità allo standard generale di controllo di segregazione delle attività, I soggetti che – ragione delle loro mansioni – intrattengono rapporti con controparti esterne pubbliche o private, non possono, in assenza di apposita e preventiva delega in tal senso:

  • stipulare contratti ed impegnare FIORINI OMNIA SERVICE SRL con le predette controparti;
  • accedere a risorse finanziarie della FIORINI OMNIA SERVICE SRL;
  • ottenere consulenze o prestazioni professionali da soggetti terzi;
  • concedere utilità di qualsiasi tipo;
  • assumere personale.

Regali ed inviti:

In relazione alla loro attività per FIORINI OMNIA SERVICE SRL, dipendenti e partner commerciali accettano o propongono inviti esclusivamente se appropriati, se effettuati al di fuori dell’attività lavorativa, non in cambio di eventuali benefici impropri e qualsiasi altro trattamento preferenziale e non violano le leggi applicabili (in particolare le leggi anticorruzione). Lo stesso vale per l’accettazione o l’assegnazione di regali o altre ricompense o vantaggi di qualsiasi tipo.
Nell’ambito della normale attività svolta da FIORINI OMNIA SERVICE SRL non vengono tollerate accettazioni o offerte di alcuna forma di benefit materiale e immateriale illecita verso pubblici funzionari o simili (indipendentemente dal fatto che questi benefit siano offerti direttamente o indirettamente tramite terzi).
A tutti i dipendenti della FIORINI OMNIA SERVICE SRL, in particolar modo ai dipendenti che – a causa della loro posizione lavorativa – si devono interfacciare con Uffici Pubblici, viene impedito di effettuare o ricevere regalie o vantaggi (di qualsiasi natura) da parte di Pubblici Ufficiali o soggetti terzi.
Il rispetto di tale prescrizione e la legittimità della regalia o del vantaggio (anche se indiretto), vengono monitorati da parte degli organi gestori della FIORINI OMNIA SERVICE SRL, anche mediante controlli a sorpresa.

Spese di rappresentanza e ospitalità:

Visite ed incontri (presso la propria sede o altrove) o altri tipi di transazioni commerciali possono comportare il pagamento o il rimborso delle spese sostenute, da soggetti terzi (pubblici o privati), per spostamenti, vitto e alloggio. FIORINI OMNIA SERVICE SRL è consapevole del fatto che il pagamento o il rimborso di tali spese potrebbero generare rischi di corruzione.
FIORINI OMNIA SERVICE SRL vigila pertanto affinchè le spese di rappresentanza e di ospitalità oggetto di pagamento o rimborso riguardino unicamente i costi sostenuti – in assenza di alcun corrispettivo, di qualsiasi natura – per l’acquisto di un bene o servizio a favore di persone, enti o società terze rispetto a alla Società, che siano giustificati da attività commerciali o finalizzati a promuovere il brand aziendale.

Tutte le spese di rappresentanza vengono registrate in maniera accurata e trasparente nei libri contabili della Società con sufficiente dettaglio, con conservazione della relativa documentazione giustificativa ed indicazione del nominativo dei beneficiari.

Partiti politici:

FIORINI OMNIA SERVICE SRL, vigila affinchè i propri partner commerciali non effettuino o ricevano eventuali benefit materiali e immateriali di qualsiasi tipo a/da partiti politici, loro rappresentanti o a/da titolari di uffici pubblici o candidati per cariche politiche.

Riciclaggio di denaro:

I partner commerciali adotteranno misure adeguate per evitare il riciclaggio di denaro nelle loro organizzazioni.
FIORINI OMNIA SERVICE SRL conferma pertanto che la conduzione dell’attività è ispirata a principi di lealtà, correttezza, trasparenza, onestà e viene svolta nel rispetto delle vigenti leggi anti-corruzione (per tali intendendosi le disposizioni anti-corruzione contenute nel Codice Penale, il Decreto Legislativo italiano n. 231 del 2001, l’US Foreign Corrupt Practices Act, l’UK Bribery Act del 2010, le altre leggi di diritto pubblico e commerciale contro la corruzione vigenti nel mondo e i trattati internazionali anti-corruzione, quali la Convenzione dell’Organizzazione per la Cooperazione e lo Sviluppo Economico sulla lotta alla corruzione dei pubblici ufficiali stranieri nelle operazioni economiche internazionali e la Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione) e dichiara, anche per conto dei Titolari e dei
dipendenti e/o collaboratori, di astenersi dall’offrire, promettere, elargire o pagare, direttamente o indirettamente, alcuna somma di denaro, utilità, beneficio, vantaggio di sorta o alcunché di valore a un Pubblico Ufficiale o a qualsivoglia terza parte, e dall’accettare, direttamente o indirettamente, qualsiasi richiesta di somma di danaro, utilità, beneficio, vantaggio di sorta o alcunché di valore da
un Pubblico Ufficiale o da qualsivoglia terza parte, nonché dall’accettare, direttamente o indirettamente, alcuna somma di danaro, utilità, beneficio, vantaggio di sorta o alcunché di valore da un qualsivoglia soggetto terzo in violazione delle leggi anti-corruzione sopra indicate.

ATTIVITÀ DI SPONSORIZZAZIONE E BENEFICENZA

FIORINI OMNIA SERVICE SRL è attiva nel campo sociale ma, allo stesso tempo conscia dei rischi che anche attività benefiche possono comportare, presta particolare attenzione ad ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale e/o aziendale per qualunque attività di sponsorizzazione.

FIORINI OMNIA SERVICE SRL vigila sempre affinchè eventuali sponsorizzazioni o opere di beneficenza non si tramutino, di fatto, in atti di corruzione.
Le sponsorizzazioni, per essere autorizzate, avranno come fine esclusivo lo scopo di promozione istituzionale del brand, creazione di visibilità e reputazione positiva per FIORINI OMNIA SERVICE SRL.
I partner con cui la Società intende sottoscrivere contratti di sponsorizzazione devono essere oggetto di una preventiva valutazione sulla affidabilità e sulla reputazione.
Tutte le attività di sponsorizzazione, per essere tracciabili e per evitare che di essere considerate come forma dissimulata di benefici illeciti, verranno regolare tramite contrattazione scritta. Nel documento predisposto verranno indicati i soggetti coinvolti, le attività svolte, la natura e finalità dell’iniziativa e i corrispettivi versati. FIORINI OMNIA SERVICE SRL vigilerà affinchè Il soggetto beneficiario rispetti le prescrizioni in materia di anticorruzione, riservandosi la facoltà di risolvere il contratto di sponsorizzazione in caso di violazioni.

Le donazioni a organizzazioni benefiche, enti e organi amministrativi, persone fisiche sono invece finalizzate a migliorare la percezione sociale dell’immagine della Società. Tutti i contributi di beneficenza devono essere preventivamente approvati, ai fini del rispetto delle Leggi Anticorruzione e delle previsioni aziendali interne. FIORINI OMNIA SERVICE SRL vigila affinchè tali attività non si traducano in distrazioni di fondi, in favore di soggetti pubblici o privati, da questi ultimi utilizzati per fini personali.
FIORINI OMNIA SERVICE SRL vigila affinchè i contributi di beneficenza, anche ove non utilizzati per fini personali da parte dei soggetti beneficiari (e quindi astrattamente legittimi), sono non vengano effettuati in cambio dell’ottenimento o mantenimento di un’attività commerciale o per assicurarsi, anche indirettamente, vantaggi illeciti.
FIORINI OMNIA SERVICE SRL vigila altresì affinchè i propri partner commerciali effettuino donazioni esclusivamente su base volontaria e non in previsione di ricompense. La sponsorizzazione di individui, gruppi o organizzazioni non dovrà essere utilizzata per ottenere vantaggi commerciali illegali.

PROCEDURE CONTABILI

La normativa nazionale ed internazionale di riferimento impongono a FIORINI OMNIA SERVICE SRL di custodire scritture contabili dettagliate e complete di ogni operazione di business.
Le scritture della Società si conformano ai principi contabili applicabili e riflettono in modo completo e trasparente i fatti alla base di ogni operazione.
Tutti i costi e gli addebiti, le entrate e gli incassi, gli introiti, i pagamenti e gli impegni di spesa sonoessere inseriti tempestivamente tra le informazioni finanziarie, in maniera completa e accurata, con allegata la documentazione giustificativa.

Le registrazioni contabili avvengono mediante salvataggio dei dati su server aziendali protetti, gestiti da software gestionali a tal fine espressamente configurati.
Tutti i pagamenti e le operazioni della Società sono registrate nei relativi libri e registri della società interessata, di modo che gli stessi possano riflettere dettagliatamente e correttamente le operazioni e le disposizioni dei beni con ragionevole dettaglio.
La redazione dei bilanci e le verifiche in merito alla compliance alla normativa di settore è affidata ad uno studio associato di commercialisti, esterni ed indipendenti.
Il Collegio Sindacale di FIORINI OMNIA SERVICE SRL, composto attualmente da nr. 5 sindaci, effettua controlli regolari – con cadenza almeno trimestrale – sulla regolarità della gestione contabile e finanziaria della società.

MONITORAGGIO E SEGNALAZIONI

Gli organi gestori e di controllo di FIORINI OMNIA SERVICE (Consiglio di Amministrazione e Collegio Sindacale), nell’esercizio delle proprie funzioni di gestione e controllo, identificano all’interno della struttura organizzativa, anche con il supporto di organismi e professionisti esterni ed indipendenti, un sistema di controllo idoneo ad assicurare e garantire il monitoraggio sull’effettiva applicazione delle prescrizioni dettate dal legislatore e dal presente Codice di Condotta.
I soggetti preposti a dette attività di monitoraggio dovranno riferire, ogni qualvolta lo ritengano opportuno, al Consiglio di Amministrazione in ordine alle attività svolte ed in merito a circostanze e fatti significativi del proprio ufficio o ad eventuali urgenti criticità del presente Codice emerse nell’ambito dell’attività di verifica.
Allo stesso tempo i dipendenti e i collaboratori di FIORINI OMNIA SERVICE SRL hanno l’obbligo di segnalare – agli organi gestori e/o alle autorità competenti – ogni eventuale violazione, sia la stessa presunta o meno, potenziale o attuale, del presente Codice e/o della normativa di riferimento.
La segnalazione potrà e dovrà aver ad oggetto l’attività di chiunque coinvolto nell’attività svolta dalla società e dovrà riguardare le richieste o le offerte di pagamenti indebiti eventualmente ricevuti.
La mancata tempestiva denuncia esporrà a possibili azioni disciplinari e/o di risarcimento del danno.
FIORINI OMNIA SERVICE SRL assicura e si impegna affinchè che nessun dipendente/collaboratore/fornitore possa subire conseguenze sfavorevoli per avere rifiutato di adottare un comportamento che violi il presente Codice, anche nel caso in cui ciò si traduca, o possa tradursi, in una perdita di chanches commerciali.

SANZIONI

FIORINI OMNIA SERVICE SRL farà ogni sforzo ragionevole per impedire/interrompere/sanzionare eventuali condotte in violazione della normativa anticorruzione o del presente Codice Etico. Leggi Anticorruzione e/o il presente Codice
FIORINI OMNIA SERVICE SRL, nel caso vengano accertate delle violazioni, adotterà provvedimenti disciplinari in conformità a quanto disposto dal CCNL di riferimento o dalle altre norme nazionali applicabili nei confronti dei propri dipendenti/collaboratori che:
(i) abbiano apertamente violato la normativa Anticorruzione o il presente Codice di Condotta AntiCorruzione;
(ii) salvo legittimi e comprovati impedimenti, non abbiano partecipato o porti a termine le attività di formazione ed aggiornamento in materia;
(iii) salvo giustificato motivo o obbligo di legge, abbiano omesso di segnalare l’esistenza di violazioni (potenziali o attuali), commesse da loro stessi o da altri dipendenti/collaboratori, o che usino minaccie o ritorsioni contro altri dipendenti/collaboratori che riportino (o intendano riportare) eventuali violazioni.

Nei casi sopra individuati FIORINI OMNIA SERVICE SRL adotterà tutte le misure ritenute più appropriate, incluse ma non limitate alla risoluzione del contratto e alla richiesta di risarcimento danni nei confronti dei dipendenti/collaboratori, fornitori e altri partners commerciali in caso di azioni commesse in violazione delle Leggi Anticorruzione o del presente Codice.